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Cómo paso final de la planificación previa anotemos los objetivos que perseguimos con el Evento, esa información será importante en el resto del proceso de producción y crucial en la valoración final del mismo.

En el caso de que subcontratemos la Organización del Evento, los objetivos nos ayudarán a comparar las diferentes propuestas y seguramente descubriremos beneficios colaterales en cada una de las propuestas.

Los objetivos del Evento son muchos y variados, una propuesta para listarlos es organizarlos por categorías de objetivos:

Objetivos económicos

¿ que rentabilidad esperamos obtener ?, bien porque la participación en el Evento está condicionada a un volumen de compra ( viajes de incentivos ), bien porque es la presentación de un nuevo producto ( volumen de ventas esperado en el corto y medio plazo ), bien porque es un evento de motivación de nuestra red comercial ( variación en las ventas ), …, siempre hay un modo de evaluar la rentabilidad del evento.

Objetivos de marca

La fortaleza de nuestra marca es un activo, ¿ que rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a nuestra marca, véase producto o empresa.

Objetivos de fidelización

En el caso de clientes, el coste de venderle a un nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior al coste de venderle a un cliente existente: ¿ cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes?

En el caso de ser un Evento motivacional adicionalmente al incremento de productividad esperado ¿ en que grado conseguiremos identificar a nuestros trabajadores con la empresa?

Los objetivos variarán según cada empresa, lo importante es tenerlos claros antes de seguir adelante ya que de ellos dependerán el resto de decisiones que tomemos.

Una vez tengamos claro que un Evento es la mejor manera de alcanzar los objetivos marcados y tengamos definido el público objetivo del mismo, es importante detenerse en analizar, paso a paso, las características del público objetivo o invitados.

Digo una obviedad si afirmo que la tipología de invitados condicionará el formato y el lugar del Evento así como la rentabilidad del mismo, pero a veces nos saltamos los pasos obvios y dejamos q la intuición arruine nuestras inversiones.

¿ en que afectará el tipo de invitados al tipo de evento?

- en la asignación del presupuesto: el presupuesto del Evento debe ser menor que la rentabilidad estimada, y esta se debe poder cuantificar, tal vez pensemos que no siempre en términos económicos, pero sí, en términos económicos. Cuando una gran compañía organiza una gala solidaria contabiliza la inversión publicitaria que le supondría tener el mismo impacto mediático y social, uede que haya generosos y desprendidos benefactores, pero son los menos.

Si el presupuesto del Evento es mayor que la rentabilidad estimada el Evento no es una inversion, es un gasto.

Tampoco caigamos en la monetarización absoluta, más adelante reflexionaremos sobre cómo medir la rentabilidad de un Evento.

- en la elección del lugar: es de sentido común, no comments, no creo que una junta de inversores de banca se encuentren a gusto en un festival de hip-hop.

- en la elección de las fechas: los compromisos de nuestros clientes varían según sus responsabilidades y en el caso de que no sean cliente sino personal de la empresa analicemos que día es mejor para nuestra propia rentabilidad, a veces es un fin de semana, a veces los viernes no son demasiado productivos y es una gentileza por nuestra parte, …

- en el formato y duración del evento: mientras mayores sean las responsabilidades de nuestros invitados más complejo es alejarlos de ellas, por lo tanto afecta a la duración del evento, se acabaron los viajes de 15 días para directivos de mis empresas clientes, por otra parte: menos mal!

Edad media de los invitados, status social, intereses, grado de relación con los mismos, relación entre los propios invitados, …, analicemos a fondo todos esos factores porque son determinantes para planificar nuestro evento con éxito.

Es fundamental conocer a los invitados y generar una atmósfera en la que se sientan cómodos y seguros, son personas, y cuando las personas se sienten incómodas o inseguras no son receptivas ni participativas.

Mañana más, …

Antes de organizar un evento, paremos un momento a preguntarnos:

• porqué lo organizamos
• para qué lo organizamos
• para quien lo organizamos

Una vez tengamos claro esos aspectos podemos empezar con el resto: decidir cuantos invitados, donde será, …, pero empecemos por asegurarnos de que organizr un Evento es una decisión acertada.

¿ porqué organizar un Evento ?

Las razones son muchas y muy variadas pero si lo que pretendemos tan solo es presentar nuestros productos y novedades es mejor cualquier otra forma de hacerlo. La tecnología actual te brinda mil, más baratas y rápidas.

Un evento es una reunión de personas y si no contemplamos desde el principio la componente de marketing relacional del mismo no tiene mucho sentido hacerlo.

Un evento busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo de la empresa con los clientes, con el objetivo de potenciar su rentabilidad o bien persigue fortalecer los vínculos entre los componentes del equipo para aumentar su productividad.

Eventos que no tengan en cuenta alguno de estos objetivos debemos contabilizarlos fiscalmente bajo el epígrafe: bodas, bautizos y comuniones.

La única conclusión válida que nos puede llevar a organizar un Evento es que es la mejor manera de conseguir un objetivo.

Si no es así, si lo hacemos por hacerlo: cambia las sillas de oficina de todo el equipo, cómprales un iphone, dales la tarde de los viernes libre y obtendrás más beneficios. ( a mi me gusta la silla de matrix )

Para que Organizamos el Evento

Una vez tengamos claro que el objetivo principal es estrechar vínculos con la marca, bien de clientes, proveedores o del equipo, tomemos un folio en blanco y anotemos los objetivos del evento, ¿ Para que lo organizamos?

Anotemos y anotemos sin parar, una vez anotados todos los objetivos jerarquicémoslos para centrar nuestros esfuerzos en aquellos que nos vayan a resultar más rentables.

Para quien lo organizamos

Definir el público objetivo del Evento lo condicionará absolutamente, o debería, porque presentar una nueva mascota de Pokemon en el Guggenheim está muy cogido por los pelos, pero bueno, cosas más raras he visto.

Pensemos en el público, pero no solo en su edad, debemos pensar en el público objetivo de una manera mucho más amplia:

• Analizar su relación con la marca
• El grado de conocimiento de la marca
• ¿ Es un público que entre sí son competencia o no lo son ?
• Cual es el nivel cultural medio del mismo
• ¿ Que tienen en común?, …

Disecciona absolutamente el público del Evento, cuando lo hayas hecho deja que todo repose y vuélvetelo a mirar, analízalo todo junto y si estás seguro de que quieres organizar ese Evento, adelante, sólo te espera el éxito.

Y esto no ha hecho más que empezar, Organizar un Evento es tarea de Titanes, pero como contrapartida, los beneficios de un Evento bien organizados son innumerables.