productividad | tag

Inauguro con este una serie de posts dedicados a la tecnología aplicada a los Eventos, y vaya que vicio tengo con cambiar de tema.

Todo parte de un análisis de los datos publicados por la PCMA ( Professional Convention Management Association ) en el que se hablaba de la evolución del uso de Internet en los los Eventos coporativos.

Los datos son los siguientes: en los últimos 2 años el porcentaje de “meetings” celebrados en hoteles que han requerido wifi pasa del 59 al 68% y en el caso de los celebrados en Centros de Congresos pasaron del 47 al 52%.

Evidentemente es un crecimiento, interesante dato por otra parte.

Hace poco hablaba de lo orgulloso que me sentía de compartir la profesionalización del sector de los Eventos, tan poco cómo que lo dije antesdeayer, pero cuando saltan estos temas y cuando celebramos estos datos se me llevan los demonios porque hablamos de un incremento del 9 y del 5% respectivamente.

Señores, la contratación de viajes online, por ejemplo, sector muy relacionado con el de los Eventos tiene un crecimiento sostenido por encima del 25% anual, lo que supone un 56,25% en el mismo periodo.

El sector de los Eventos se ha profesionalizado, es cierto, pero nos queda mucho camino por andar, por favor, no tomemos estadísticas deprimentes como algo de lo que sentirnos orgullosos.

Me invitas a una reunión en un Convention Center y cómo no sea una Cena de Gala no quiero ni imaginar el cabreo que pillo si me tienes todo el día sin wifi, menos mal del iphone, porque sino no voy, aunque conociendo la cobertura  3G en España me lo pienso.

Iphone, Blacberry, SmartPhones en general no son juguetes caros, son herramientas imprescindibles que mejoran nuestra productividad, en mi caso estoy seguro que he amoritzado el coste de cada uno de esos teléfonos la primera semana de uso.

En lo profesional, no en lo personal,  y de eso se tratan las reuniones de negocios:

estar sin Internet es estar en la prehistoria y no me vengan con el cuento de que no hay que ser tan dependientes de la tecnología, porque ese no es el hecho: hay que ser eficientes y la teconolgía mejora nuestra eficiencia, obviarla es estúpido.

¿ acaso vamos a caballo para no depender de la tecnología automovilística o salimos a buscar una cabina de teléfono en lugar de usar el móvil?.

No nos confudamos, si no usamos la teconolgía es porque no conocemos su utilidad y si no nos molestamos en concerla y aplicarla en mejorar nuestra eficiencia, estamos destinados a dejar de ser competitivos.

Cómo paso final de la planificación previa anotemos los objetivos que perseguimos con el Evento, esa información será importante en el resto del proceso de producción y crucial en la valoración final del mismo.

En el caso de que subcontratemos la Organización del Evento, los objetivos nos ayudarán a comparar las diferentes propuestas y seguramente descubriremos beneficios colaterales en cada una de las propuestas.

Los objetivos del Evento son muchos y variados, una propuesta para listarlos es organizarlos por categorías de objetivos:

Objetivos económicos

¿ que rentabilidad esperamos obtener ?, bien porque la participación en el Evento está condicionada a un volumen de compra ( viajes de incentivos ), bien porque es la presentación de un nuevo producto ( volumen de ventas esperado en el corto y medio plazo ), bien porque es un evento de motivación de nuestra red comercial ( variación en las ventas ), …, siempre hay un modo de evaluar la rentabilidad del evento.

Objetivos de marca

La fortaleza de nuestra marca es un activo, ¿ que rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a nuestra marca, véase producto o empresa.

Objetivos de fidelización

En el caso de clientes, el coste de venderle a un nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior al coste de venderle a un cliente existente: ¿ cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes?

En el caso de ser un Evento motivacional adicionalmente al incremento de productividad esperado ¿ en que grado conseguiremos identificar a nuestros trabajadores con la empresa?

Los objetivos variarán según cada empresa, lo importante es tenerlos claros antes de seguir adelante ya que de ellos dependerán el resto de decisiones que tomemos.

Antes de organizar un evento, paremos un momento a preguntarnos:

• porqué lo organizamos
• para qué lo organizamos
• para quien lo organizamos

Una vez tengamos claro esos aspectos podemos empezar con el resto: decidir cuantos invitados, donde será, …, pero empecemos por asegurarnos de que organizr un Evento es una decisión acertada.

¿ porqué organizar un Evento ?

Las razones son muchas y muy variadas pero si lo que pretendemos tan solo es presentar nuestros productos y novedades es mejor cualquier otra forma de hacerlo. La tecnología actual te brinda mil, más baratas y rápidas.

Un evento es una reunión de personas y si no contemplamos desde el principio la componente de marketing relacional del mismo no tiene mucho sentido hacerlo.

Un evento busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo de la empresa con los clientes, con el objetivo de potenciar su rentabilidad o bien persigue fortalecer los vínculos entre los componentes del equipo para aumentar su productividad.

Eventos que no tengan en cuenta alguno de estos objetivos debemos contabilizarlos fiscalmente bajo el epígrafe: bodas, bautizos y comuniones.

La única conclusión válida que nos puede llevar a organizar un Evento es que es la mejor manera de conseguir un objetivo.

Si no es así, si lo hacemos por hacerlo: cambia las sillas de oficina de todo el equipo, cómprales un iphone, dales la tarde de los viernes libre y obtendrás más beneficios. ( a mi me gusta la silla de matrix )

Para que Organizamos el Evento

Una vez tengamos claro que el objetivo principal es estrechar vínculos con la marca, bien de clientes, proveedores o del equipo, tomemos un folio en blanco y anotemos los objetivos del evento, ¿ Para que lo organizamos?

Anotemos y anotemos sin parar, una vez anotados todos los objetivos jerarquicémoslos para centrar nuestros esfuerzos en aquellos que nos vayan a resultar más rentables.

Para quien lo organizamos

Definir el público objetivo del Evento lo condicionará absolutamente, o debería, porque presentar una nueva mascota de Pokemon en el Guggenheim está muy cogido por los pelos, pero bueno, cosas más raras he visto.

Pensemos en el público, pero no solo en su edad, debemos pensar en el público objetivo de una manera mucho más amplia:

• Analizar su relación con la marca
• El grado de conocimiento de la marca
• ¿ Es un público que entre sí son competencia o no lo son ?
• Cual es el nivel cultural medio del mismo
• ¿ Que tienen en común?, …

Disecciona absolutamente el público del Evento, cuando lo hayas hecho deja que todo repose y vuélvetelo a mirar, analízalo todo junto y si estás seguro de que quieres organizar ese Evento, adelante, sólo te espera el éxito.

Y esto no ha hecho más que empezar, Organizar un Evento es tarea de Titanes, pero como contrapartida, los beneficios de un Evento bien organizados son innumerables.