Antes de seguir adelante con la idea de Organizarlo evaluemos la posibilidad de contratar a un profesional frente a la opción de DIY ( do-it-yourself o hágalo ud. mismo ).
El presupuesto con el que contemos para la Organización del Evento en muchas ocasiones condicionará esa decisión, pero antes de tomarla, antes de sumarle al coste del Evento alegremente un 10 o un 15% de sobrecoste por un profesional, que no creo que sea tanto, analicemos que costes tiene para nosotros organizarlo.
No podemos considerar que el hecho de organizarlo nosotros es gratuito, que podemos resolver el Catering poniendo a todo el departamento administrativo a preparar canapés y la elección del lugar se la dejamos a criterio del director comercial y que eso nos ahorra dinero.
No es cierto, si lo vas a organizar tu mismo calcula y computa las horas del personal como parte del coste de Organizar el Evento, como mínimo.
No tengo nada en contra, es más, yo he organizado diferentes Eventos en mi empresa y por supuesto que me ha salido más barato que subcontratarlo, pero me han restado un montón de horas de trabajo.
Una ventaja fundamental de organizarlo es que te obliga a estar mucho más atento al mismo, aprendes mucho y más adelante, cuando decidas contar con un profesional, tendrás elementos de juicio para valorar su trabajo.
Recomiendo organizar personalmente algún Evento, algo sencillo, una cena de Navidad o una reunión de Motivación. Pero organizarlo de principio a fin, no “subcontratarlo” en las diferentes áreas de la empresa.
Evalúa bien la importancia del Evento, el presupuesto no es más que una parte del mismo, el presupuesto no debe conidcionarlo, la rentabilidad es la que debe hacerlo.
El apoyo y el consejo de un profesional debe notarse en los resultados de tu Evento, un evento bien organizado aumenta considerablemente la rentabilidad. Si no es así, quéjate, escribe sobre ello, compártelo y no dejes que un mal profesional empañe la imagen de todo un sector.
Antes de contratar a un profesional yo personalmente comprobaría si pertence a alguna asociación: AEDMC ( Asociación Española de Destination Management Companies ), SIMA ( Spanish Incentives and Meetings Association ), OPC Spain ( Organizadores Profesionales de Congresos ), …,y evidentemente le pediría un par de referencias com mínimo.
No sé porque tenemos esa manía extraña de no pedir referencias, en otras culturas es algo habitual, para nosotros a veces nos parecer como un insulto o una muestra de desconfianza, no es un insulto, pero no nos engañemos, es desconfianza, lo cual es más que natural si nos acabamos de conocer.
Si sigues pensando en Organizar el Evento tu mismo, lee el resto de los posts en la sección Cómo Organizar un Evento, espero que te sean de utilidad.
