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El día 29 de Abril, directores y jefes de seguridad, detectives privados, escoltas y vigilantes fueron homenajeados en el Hotel Auditórium Madrid, el primer gran hotel de la capital española con servicio de organización de eventos.

Las causas de este homenaje la encontramos en la celebración del Día de la Seguridad Privada,
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Por hacerlo breve: es como el sexo por teléfono, …, si no queda otra, pues vale, pero …

Son muchos los medios que hablan del 2010 ( también lo hicieron del 2009 y lo seguirán haciendo del 2011 ) cómo el año en el que los eventos y las ferias serán sustituidos por redes sociales ( otra más no, por favor ) y la comunicación online y un servidor está cansado de tanto gurú
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Son tiempos duros para todos, especialmente para aquellos que trabajan en sectores prescindibles y viendo lo que se está viendo el Organizador de Eventos es una figura prescindible totalmente, porqué: ¿ para qué vamos a pagar a una persona para que simplemente haga de comisionista?

Y esa parece ser la idea que tienen algunos de la utilidad de un organizador de eventos, alguien que solo se limitará a grabar cada una de las partidas de nuestro presupuesto con un 5 al 15%, en el mejor de los casos.
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Sin lugar a dudas el 2009 será un año en el que la crisis acompañará todos nuestras decisiones, no es para menos. La crisis es una realidad y obviarla es una irresponsabilidad

Pero, ¿ debe la crisis condicionar nuestros Eventos?

No. Definitivamente no.

La crisis no puede condicionar nuestra estrategia Empresarial, la crisis no debe intimidarnos hasta ese extremo. No abogo ni mucho menos por no tenerla en cuenta, sí, por supuesto, pero cómo otro factor más en la toma de decisiones

la crisis no debe vetar nuestra estrategia empresarial

Otro tema es la situación actual de nuestra empresa, eso por supuesto sí condicionará nuestras decisiones.

En tiempos de crisis la facturación baja y el índice de morosidad aumenta pero igual que cuando las cosas van tiempo en popa no nos inventamos eventos cada semana, sino que celebramos aquellos que se ajustan a nuestro plan de marketing y comunicación, no creo que sea una buena decisión anular los Eventos que tengamos programados o que celebramos habitualmente.

Si las cosas no van bien para nuestra empresa, será necesario reducir gastos y ajustar el presupuesto, pero no consideremos los Eventos un “gasto superfluo o innecesario”, considerémsolos como lo que son: un gasto suprimible, evidentemente, cómo muchos otros. 

Y si hay que suprimirlos pues se suprimen y tan contentos.

Pero que no nos embargue el pánico, tomemos las decisiones que se ajusten a la situación de nuestra empresa, no al miedo generalizado.

Defender la prosperidad de nuestra empresa es conocer su estado y actuar pensando en su proyección y nuestro plan de marketing.

5 errores que no debes cometer al organizar un Evento de Empresa.

1. Creer que un Evento de Empresa es un día de descanso:

Es un día de trabajo, con objetivos particulares y singulares, conócelos antes y cuantificalos después del evento

2. No diferenciar entre eventos motivacionales y promocionales, o que es lo mismo, llevar a los clientes a jugar al paintball u organizar un vernissage con Ainhoa Arteta para la red comercial.

3. Invertir tantos recursos, esfuerzo, tiempo o dinero, es indiferente, en sorprender, que al final la gente solo recuerde la sorpresa y no la marca.

4. Valorar el evento en función del coste y no de la relación coste-beneficio

5. Creer que nuestra secretaria es capaz de hacerlo todo sola y que eso es mucho más barato

Comenta el artículo y suma los errores que se te ocurran, mientras más sumemos menos cometeremos en el futuro.

Antes de seguir adelante con la idea de Organizarlo evaluemos la posibilidad de contratar a un profesional frente a la opción de DIY ( do-it-yourself o hágalo ud. mismo ).

El presupuesto con el que contemos para la Organización del Evento en muchas ocasiones condicionará esa decisión, pero antes de tomarla, antes de sumarle al coste del Evento alegremente un 10 o un 15% de sobrecoste por un profesional, que no creo que sea tanto, analicemos que costes tiene para nosotros organizarlo.

No podemos considerar que el hecho de organizarlo nosotros es gratuito, que podemos resolver el Catering poniendo a todo el departamento administrativo a preparar canapés y la elección del lugar se la dejamos a criterio del director comercial y que eso nos ahorra dinero.

No es cierto, si lo vas a organizar tu mismo calcula y computa las horas del personal como parte del coste de Organizar el Evento, como mínimo.

No tengo nada en contra, es más, yo he organizado diferentes Eventos en mi empresa y por supuesto que me ha salido más barato que subcontratarlo, pero me han restado un montón de horas de trabajo.

Una ventaja fundamental de organizarlo es que te obliga a estar mucho más atento al mismo, aprendes mucho y más adelante, cuando decidas contar con un profesional, tendrás elementos de juicio para valorar su trabajo.

Recomiendo organizar personalmente algún Evento, algo sencillo, una cena de Navidad o una reunión de Motivación. Pero organizarlo de principio a fin, no “subcontratarlo” en las diferentes áreas de la empresa.

Evalúa bien la importancia del Evento, el presupuesto no es más que una parte del mismo, el presupuesto no debe conidcionarlo, la rentabilidad es la que debe hacerlo.

El apoyo y el consejo de un profesional debe notarse en los resultados de tu Evento, un evento bien organizado aumenta considerablemente la rentabilidad. Si no es así, quéjate, escribe sobre ello, compártelo y no dejes que un mal profesional empañe la imagen de todo un sector.

Antes de contratar a un profesional yo personalmente comprobaría si pertence a alguna asociación: AEDMC ( Asociación Española de Destination Management Companies ), SIMA ( Spanish Incentives and Meetings Association ), OPC Spain ( Organizadores Profesionales de Congresos ), …,y evidentemente le pediría un par de referencias com mínimo.

No sé porque tenemos esa manía extraña de no pedir referencias, en otras culturas es algo habitual, para nosotros a veces nos parecer como un insulto o una muestra de desconfianza, no es un insulto, pero no nos engañemos, es desconfianza, lo cual es más que natural si nos acabamos de conocer.

Si sigues pensando en Organizar el Evento tu mismo, lee el resto de los posts en la sección Cómo Organizar un Evento, espero que te sean de utilidad.

Estoy de buen humor, casi que diría que de fantástico humor, suma que escribo este post con mi bb al lado dormido y pese al dolor de pies su compañía me hace que recuerde las cosas positivas del día. Y son muchas!

He pasado el día en Eibtm, ha sido un placer visitar un montón de Stands y reencontrar viejos conocidos, nos vemos de año en año o de feria en feria ( Eibtm, Fitur, Imex, … ) lo cual no me da cómo para decir amigos.

La sensación con la que me he quedado es muy positiva, más allá de las crisis veo que el sector de los Eventos sigue avanzando en algo que es fundamental, en la profesionalización.

Visito montones de ferias todos los años, de todos los sectores, hablo con cientos ( y no exagero ) responsables de marketing de diferentes empresas a lo largo del año y si puedo destacar algo del sector de los Eventos con respecto a la media de otros sectores es su alto grado de profesionalización.

Es un sector con mucha competencia, pero también un sector maduro que crece día a día, que sabe que hacer bien las cosas es la única manera de hacerlas, que cada día es más responsable en temas como la sostenibilidad,…

La organización de  Eibtm, cómo nos tiene acostumbrados, ha demostrado su saber hacer. Motivos para quejarme alguno hay, pero repito, estoy de buen humor y no es su responsabilidad  que haya tenido que andar todo el recinto de Gran Vía para que Fira de Barcelona pueda lucir su nueva fantástica entrada o la maravillosa arquitectura del recinto ( obra del genial Toyo-Ito ).

La feria fantástica, y el ambiente mesurado y objetivo con el mercado, algo que se agradece, sin sobresaltos, sin pesimismo u optimismo desaforado, conscientes de la realidad y con ganas de seguir haciendo bien las cosas.

Un ole para el sector de los Eventos, las cosas cada vez se hacen mejor en el mismo. Mañana espero sumar fotos y en breve un reportaje en vídeo que estamos haciendo con el equipo de fairstv.com

Pese a que en la primera lectura esta definición pueda parecer un trabalenguas, en ulteriores cobra un significado interesante por su propia sencillez y claridad:

Semiología del Evento Corporativo:

El evento es una experiencia social, programada y construida a partir de un conjunto de vivencias multimediáticas combinadas las cuales producen significado, es decir, comunican.”

( extracto de “Experiencias y Propuestas en la Construcción del Estilo Pedagógico en Diseño y Comunicación” )