Antes de organizar un evento, paremos un momento a preguntarnos:

• porqué lo organizamos
• para qué lo organizamos
• para quien lo organizamos

Una vez tengamos claro esos aspectos podemos empezar con el resto: decidir cuantos invitados, donde será, …, pero empecemos por asegurarnos de que organizr un Evento es una decisión acertada.

¿ porqué organizar un Evento ?

Las razones son muchas y muy variadas pero si lo que pretendemos tan solo es presentar nuestros productos y novedades es mejor cualquier otra forma de hacerlo. La tecnología actual te brinda mil, más baratas y rápidas.

Un evento es una reunión de personas y si no contemplamos desde el principio la componente de marketing relacional del mismo no tiene mucho sentido hacerlo.

Un evento busca fortalecer y conservar las relaciones a corto, medio y largo plazo de la empresa con los clientes, con el objetivo de potenciar su rentabilidad o bien persigue fortalecer los vínculos entre los componentes del equipo para aumentar su productividad.

Eventos que no tengan en cuenta alguno de estos objetivos debemos contabilizarlos fiscalmente bajo el epígrafe: bodas, bautizos y comuniones.

La única conclusión válida que nos puede llevar a organizar un Evento es que es la mejor manera de conseguir un objetivo.

Si no es así, si lo hacemos por hacerlo: cambia las sillas de oficina de todo el equipo, cómprales un iphone, dales la tarde de los viernes libre y obtendrás más beneficios. ( a mi me gusta la silla de matrix )

Para que Organizamos el Evento

Una vez tengamos claro que el objetivo principal es estrechar vínculos con la marca, bien de clientes, proveedores o del equipo, tomemos un folio en blanco y anotemos los objetivos del evento, ¿ Para que lo organizamos?

Anotemos y anotemos sin parar, una vez anotados todos los objetivos jerarquicémoslos para centrar nuestros esfuerzos en aquellos que nos vayan a resultar más rentables.

Para quien lo organizamos

Definir el público objetivo del Evento lo condicionará absolutamente, o debería, porque presentar una nueva mascota de Pokemon en el Guggenheim está muy cogido por los pelos, pero bueno, cosas más raras he visto.

Pensemos en el público, pero no solo en su edad, debemos pensar en el público objetivo de una manera mucho más amplia:

• Analizar su relación con la marca
• El grado de conocimiento de la marca
• ¿ Es un público que entre sí son competencia o no lo son ?
• Cual es el nivel cultural medio del mismo
• ¿ Que tienen en común?, …

Disecciona absolutamente el público del Evento, cuando lo hayas hecho deja que todo repose y vuélvetelo a mirar, analízalo todo junto y si estás seguro de que quieres organizar ese Evento, adelante, sólo te espera el éxito.

Y esto no ha hecho más que empezar, Organizar un Evento es tarea de Titanes, pero como contrapartida, los beneficios de un Evento bien organizados son innumerables.

Arranco con este post una serie de entradas en las que intentaré compartir con todos mis conocimientos sobre cómo organizar un Evento con éxito, mi primera opción siempre sería contratar los servicios de una empresa especialista en la Organización de Eventos, y yo no lo soy, lo mío es el marketing, internet, la comunicación y la cocina española.

He estado revisando información en la web, en hemerotecas, en revistas sectoriales, …, aprendiendo más del tema antes de abrir la boca, porque como bien decía mi abuelita

el hombre es dueño de sus silencios y esclavo de sus palabras

y antes de hablar de nada, lo más importante es saber de que vas hablar, para que y documentarte.

Pues sobre eso, permitidme que este primer post sea un bocinazo a aquellos quienes confunden compartir conocimiento con generar documentación, porque si algo he encontrado en la web han sido un montón de entradas que no aportaban más que palabras, repetían una y otra vez : “como organizar un evento, organizar eventos, organización de eventos, organizando eventos, …,” de la manera más burda, con el único objetivo de salir posicionados los primeros en los buscadores.

Centrémonos un poco por favor señores, dejemos de hacer el indio en la web que un día nos estallará en los morros: la web es un espacio en el que compartir conocimiento. Seamos honestos, no lo confundamos con un espacio sólo donde captar clientes, y no porque no sirva, que funciona, sino porque a medio plazo si empleas la red solo para sacar clientes y no aportas nada eso trae resultados desastrosos.

La web se basa en el desarrollo tecnológico, pero al final de miles de cables, circuitos, el espacio exterior y star trek, hay un ser humano que leerá la información que hemos publicado, respétalo, respeta su tiempo y no se lo hagas perder.

Por más que salgamos de los primeros en los buscadores para la pregunta : como organizar un evento si no aportamos valor añadido estamos robando el tiempo a las personas forzando una aparición inmerecida en esa posición, y os aseguro que eso sí sé bien como hacerlo.

Es inadmisible que entre las primeras respuestas aparezca una página con este contenido:

” A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes. El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, … “

Y a continuación enumera la lista: saber quien viene, llamarlos para que vengan, …

Cielos, seamos serios si estoy documentándome sobre como construir una casa nada me aporta saber que debo tener ladrillos, cemento, ventanas,…, y una vez lo tenga todo elegir un terreno y construir una casa. Si con eso bastara ya soy arquitecto.

Compartir, compartir y compartir, de eso se trata la web 2.0. Seamos honestos y hagámoslo. Compartamos nuestro conocimiento, no tengáis miedo, al escribir y compartir consigues algo mucho más importante que un cliente inmediato, consigues a alguien que confía en lo que sabes, porque lo has hecho partícipe.

DISCLAIMER: Evidentemente yo también tengo relación con el sector ( véase : FairstGroup, de la cual soy CEO y fundador ) pero no escribo para hacer ruido, escribo para compartir lo que sé, para comunicar que sabemos y para aprender, porque escribir también es una disciplina de aprendizaje.

Y bueno, al fin y al cabo siempre es mejor que hable alguien que tenga relación con el sector que alguien que no la tenga, porque no recuerdo que invitaran a ningún experto en tauromaquia al último congreso de cardiología, por más que las dos palabras sean largas

Lógicamente haré referencia a empresas del grupo en varias ocasiones, ¿ y que queréis? ¿ que hable de la competencia? . No, hablaré de lo que mejor conozco.

Una de las partidas presupuestarias más importantes de la feria es la destinada al Stand.

¿Stand de diseño o Stand Modular? ¿ cual es la mejor opción?

Debatamos sobre ello, pero no perdamos de vista un hecho: el Stand es nuestra empresa en la feria, tal y como vean nuestro Stand así nos verán a nosotros.

Yo personalmente me decanto, siempre, por un Stand de Diseño, ajustado al presupuesto, por supuesto, pero en un mundo tan competitivo como el de hoy en día hay que diferenciarse, hay que expresar quien somos en cada acto de empresa, no podemos caer en la tentación de unificarnos, porque si nos unificamos al final el cliente sólo nos diferenciará por un concepto: por el precio.

Podemos divagar durante horas sobre como se planifica y se elige el mejor Stand, y bien saben todos quienes me conocen que divagar es una de mis aficiones, pero no en este post, este post quiero que sea breve, sólo quiero remarcar una idea:

si invertimos esfuerzo, ilusión y recursos sin tregua en diferenciar nuestra empresa ¿ porqué la metemos en un cajón blanco en una feria ?, ¿ acaso es una técnica nueva de camuflaje empresarial?

Creo, firmemente que un buen diseño siempre es una buena idea y conozco al menos 50 empresas de diseño y construcción de Stands en España que hacen maravillas con los presupuestos más ajustados.

Porque el diseño no tiene como objetivo encarecer los productos, como leía el otro día en un fantástico post de Jesús Encinar, un diseño que encarece el producto en lugar de abaratarlo es un mal diseño.

Cómo el patio no estaba suficientemente revuelto, como es una alegría el sector de los eventos, vaya, como el resto de sectores, por si la crisis era poco ahora Ifema anula una feria histórica, el Salón del Mueble de Madrid y lo sustituye por una feria nueva, Interiorhome360, una feria dónde no habrá stands.