Así se excusaría un niño o muy cachondo, o muy caradura o muy tonto frente a la reprimenda por haber roto un cristal de una pedrada.

No Mamá la culpa no fue mía !, la culpa fue del cristal que se puso delante de la piedra !

Analicemos algunos detalles:

1. él tenía capacidad para desviar la trayectoria de la piedra, pero no del cristal ( en el caso de que se moviese, cosa rara)
    
2. si no desvió la trayectoria de la piedra puede ser porque: 
    

• no sabía que había un cristal
• no le importaba que hubiese un cristal
• pensó que la piedra no lo iba a romper

Pues con los medios impresos pasa lo mismo, cierran y cierran sin parar y nos cuentan rollos que la crisis les afecta, que Internet no sé que, ..

Veamos señores, hace muchos años que deberían haber empezado a hacer los deberes y entender que las revistas sectoriales están muertas, que no sirven para nada, que nadie se las lee, que son antidiluvianas y que parte de la responsabilidad es suya porque:

• Les pudo la avaricia y al final las convirtieron en un puro anuncio, y no por hacerlas rentables, no, por hacerlas más rentables. 
   
• De tanto anuncio la información se perdió y ahora no saben maquetar una página si no les roban parte del espacio con una publi al pie ,otra al lado izquierdo y cuatro anuncios pequeños al derecho 
   
• Para los artículos que escribís, para la brevedad del contenido, no cortéis un árbol, para eso no escribáis en una revista: abriros una cuenta en twitter ( posts sobre twitter en el blog de Enrique Dans, si no lo conocéis pero sabéis quien presenta el tiempo en telecinco tenéis un problema )
   
• Sobretodo: cuando tuvisteis la ocasión de cambiar, cuando teníais dinero para ello, no invertisteis en el futuro sino en edificios, sedes corporativas, …
   

La prensa escrita no está muerta. No, está enterrada y olvidada.

Tienen un formato que no satisface a los consumidores, tal vez les quedan algunos lectores, pero, y lo digo con respeto, quien se vanaglorie de seguir leyendo prensa escrita que tenga en cuenta si él no está también pasado de moda.

Que conste que estoy suscrito a National Geographic, 4 ó 5 revistas de Ferias y Eventos, Historia, Publicaciones de Marketing, …

Pero básicamente: colecciono el National por las fotos y por nostalgia, igual que Jabato o el Capitán Trueno; leo las publicaciones del sector para ver quien se anuncia y por lo tanto tiene dinero; leo revistas de Historia porque me apasiona la lectura y la historia y de Marketing porque algunos artículos son tan extensos que es más cómodo hacerlo en papel.

Quienes me conocen saben que no abogo por la desinformación ni por abandonar el hábito de la lectura, otra de mis pasiones, leo una media de 250 libros al año desde los 15 años, pero hoy en día

para informarme, para aprender y mantenerme actualizado estoy suscrito a unos 80 feeds de blogs que me interesan y recibo varios Newsletters semanalmente.

Con respecto a los Newsletters que recibo, la semana que viene daré mi opinión.

Sin lugar a dudas el 2009 será un año en el que la crisis acompañará todos nuestras decisiones, no es para menos. La crisis es una realidad y obviarla es una irresponsabilidad

Pero, ¿ debe la crisis condicionar nuestros Eventos?

No. Definitivamente no.

La crisis no puede condicionar nuestra estrategia Empresarial, la crisis no debe intimidarnos hasta ese extremo. No abogo ni mucho menos por no tenerla en cuenta, sí, por supuesto, pero cómo otro factor más en la toma de decisiones

la crisis no debe vetar nuestra estrategia empresarial

Otro tema es la situación actual de nuestra empresa, eso por supuesto sí condicionará nuestras decisiones.

En tiempos de crisis la facturación baja y el índice de morosidad aumenta pero igual que cuando las cosas van tiempo en popa no nos inventamos eventos cada semana, sino que celebramos aquellos que se ajustan a nuestro plan de marketing y comunicación, no creo que sea una buena decisión anular los Eventos que tengamos programados o que celebramos habitualmente.

Si las cosas no van bien para nuestra empresa, será necesario reducir gastos y ajustar el presupuesto, pero no consideremos los Eventos un “gasto superfluo o innecesario”, considerémsolos como lo que son: un gasto suprimible, evidentemente, cómo muchos otros. 

Y si hay que suprimirlos pues se suprimen y tan contentos.

Pero que no nos embargue el pánico, tomemos las decisiones que se ajusten a la situación de nuestra empresa, no al miedo generalizado.

Defender la prosperidad de nuestra empresa es conocer su estado y actuar pensando en su proyección y nuestro plan de marketing.

¿ Evento con o sin Azafatas ?

Al organizar un Evento de empresa, en muchas ocasiones, demasiadas si el Evento es pequeño, caemos en el do-it-yourself.

En el caso de las Azafatas no podía ser menos, es más, creo que es una de las áreas en las que más se suele dar ese tipo de prácticas, sobretodo en Eventos como Ferias.

No es que no necesitemos Azafatas para el Evento, es que no las contratamos y las tareas de Azafata las asume alguien de la empresa.

Y lo digo con conocimiento de causa, el año pasado visité unas 30 ferias de negocio en España y en el extranjero y puedo asegurar que es una práctica muy habitual el que la figura y sobretodo las funciones de Azafata las realice cualquiera.

Entiendo que vivimos tiempos de crisis y soy consciente de que todo gasto innecesario debe evitarse.

Pero incluyo también  ”eventos-pre-crisis”. Mucho antes de la crisis eso ya se daba, y estoy convencido de que mucha culpa es del colectivo de Agencias de Azafatas, quienes cómo tal no se han preocupado de transmitirnos la importancia de contar con Azafatas profesionales en nuestros Eventos.

La falta de notoriedad de las Asociaciones de Azafatas y la competencia leal y desleal dentro del Sector son en gran medida responsables de esta situación.

¿ Que aporta una Azafata a un Evento ?

Mucho, una azafata profesional, una azafata que venga de una Agencia con prestigio y consolidada aporta mucho, una advenediza o una solución intermedia es muy peligroso, prefiero llevar a mi secretaria.

Una Agencia de Azafatas que se precie tendrá referencias que ofrecerte, soy cansino con las referencias, pero pedidlas, es fundamental. Si luego las cosas no salen cómo esperábais y no las habías pedido asume la responsabilidad que te pertoca.

Una azafata aporta:

• seriedad
• profesionalidad
• idiomas
• cualificación concreta para las necesidades del Evento
• experiencia

Y muchos otros valores, pero los citados, por si mismos, son suficientes para no dudarlo.

una azafata profesional ejerce como tal durante 20 ó 30 días al año por lo cual su experiencia acumulada es mucha, puedes elegir aquella que tenga los idiomas que tu requieres, es experta en protocolo, se ha encontrado en numerosas ocasiones con las situaciones conflictivas o complejas que se dan en cuaqluier Evento y está acostumbrada a solucionarlo, …

El coste de una Azafata puede ser de unos 200€ la jornada, pero a veces nos llevamos a personal de la Empresa a una feria, menos cualificado para hacer de Azafata, por más que esté mucho más cualificado para otras tareas, y el coste por jornada es infinitamente superior ( viaje + dietas + alojamiento + salario ), pero cómo el dinero no sale de casa parece que no nos cuesta.

La tarea de una Azafata no es vender, es transmitir una imagen de empresa, sonreir y gestionar la afluencia de visitantes, saber a quien debe derivar cada visita y causar una buena primera impresión. Sencillamente por ordenar el tráfico de visitas y dejar que tu red comercial se concentre en las ventas merece la pena.

¿ Cómo elegir una agencia de Azafatas para tus Eventos ?

Existen muchas empresas de Azafatas en España y multitud de directorios donde estás se anuncian, hoy en día la mayoría de ellas tienen cobertura Nacional y una buena manera de contactar con ellas es a través de directorios, porque los responsables de los mismos, al menos nosotros lo hacemos, procuran saber con quien colaboran, más allá de que las agencias paguen o no una cuota por anunciarse.

Algunos de los directorios de Agencias de Azafatas más completos en España

AzafatasyStands.com ( grupo FairstvGroup ) 

Azafatasypromotoras.com

Eventoplus.com

Eventoclick.com

AgenciasyModelos.com 

Dado que personalmente soy responsable de la Gestión de uno de estos directorios: AzafatasyStands, invito a las Agencias de Azafatas que así lo consideren a darse de alta en nuestros portales gratuitamente, siempre que presenten 2 referencias. A los lectores que tengan alguna queja de alguna de las Empresas que se publcian en nuestros portales quiero transmitirles que nosotros tomamos buena nota de ellas si las comparten, pese a que tengamos que devolver el dinero de una suscripción anual ).

360 Interiorhome es la nueva propuesta de Ifema para el sector del Mobiliario y la Decoración. La feria sustituye a la clásica Feria Internacional del Mueble de Madrid y pese a que es una fatal noticia para aquellos que se dediquen al diseño y construcción de Stands ( feria sin stands ) esperemos que aporte algo de frescura al sector.

El concepto es innovador,  unifica la arquitectura de los espacios expositivos, vaya q no hay Stands de diseño, que el espacio asignado y la arquitectura del mismo está predefinido, y cada uno de los expositores deberá darle su personalidad apoyándose en conceptos decorativos.

360 Interiorhome colaborará cada año con un interiorista de prestigio para desarrollar el espacio expositivo , entendiéndolo como un concepto global.

El reto ahora es para los expositores que si bien tendrán que esforzarse un poco más en diferenciarse por otro lado les saldrá mucho más barato y en los tiempos que corren siempre se agradece.

5 errores que no debes cometer al organizar un Evento de Empresa.

1. Creer que un Evento de Empresa es un día de descanso:

Es un día de trabajo, con objetivos particulares y singulares, conócelos antes y cuantificalos después del evento

2. No diferenciar entre eventos motivacionales y promocionales, o que es lo mismo, llevar a los clientes a jugar al paintball u organizar un vernissage con Ainhoa Arteta para la red comercial.

3. Invertir tantos recursos, esfuerzo, tiempo o dinero, es indiferente, en sorprender, que al final la gente solo recuerde la sorpresa y no la marca.

4. Valorar el evento en función del coste y no de la relación coste-beneficio

5. Creer que nuestra secretaria es capaz de hacerlo todo sola y que eso es mucho más barato

Comenta el artículo y suma los errores que se te ocurran, mientras más sumemos menos cometeremos en el futuro.

Antes de seguir adelante con la idea de Organizarlo evaluemos la posibilidad de contratar a un profesional frente a la opción de DIY ( do-it-yourself o hágalo ud. mismo ).

El presupuesto con el que contemos para la Organización del Evento en muchas ocasiones condicionará esa decisión, pero antes de tomarla, antes de sumarle al coste del Evento alegremente un 10 o un 15% de sobrecoste por un profesional, que no creo que sea tanto, analicemos que costes tiene para nosotros organizarlo.

No podemos considerar que el hecho de organizarlo nosotros es gratuito, que podemos resolver el Catering poniendo a todo el departamento administrativo a preparar canapés y la elección del lugar se la dejamos a criterio del director comercial y que eso nos ahorra dinero.

No es cierto, si lo vas a organizar tu mismo calcula y computa las horas del personal como parte del coste de Organizar el Evento, como mínimo.

No tengo nada en contra, es más, yo he organizado diferentes Eventos en mi empresa y por supuesto que me ha salido más barato que subcontratarlo, pero me han restado un montón de horas de trabajo.

Una ventaja fundamental de organizarlo es que te obliga a estar mucho más atento al mismo, aprendes mucho y más adelante, cuando decidas contar con un profesional, tendrás elementos de juicio para valorar su trabajo.

Recomiendo organizar personalmente algún Evento, algo sencillo, una cena de Navidad o una reunión de Motivación. Pero organizarlo de principio a fin, no “subcontratarlo” en las diferentes áreas de la empresa.

Evalúa bien la importancia del Evento, el presupuesto no es más que una parte del mismo, el presupuesto no debe conidcionarlo, la rentabilidad es la que debe hacerlo.

El apoyo y el consejo de un profesional debe notarse en los resultados de tu Evento, un evento bien organizado aumenta considerablemente la rentabilidad. Si no es así, quéjate, escribe sobre ello, compártelo y no dejes que un mal profesional empañe la imagen de todo un sector.

Antes de contratar a un profesional yo personalmente comprobaría si pertence a alguna asociación: AEDMC ( Asociación Española de Destination Management Companies ), SIMA ( Spanish Incentives and Meetings Association ), OPC Spain ( Organizadores Profesionales de Congresos ), …,y evidentemente le pediría un par de referencias com mínimo.

No sé porque tenemos esa manía extraña de no pedir referencias, en otras culturas es algo habitual, para nosotros a veces nos parecer como un insulto o una muestra de desconfianza, no es un insulto, pero no nos engañemos, es desconfianza, lo cual es más que natural si nos acabamos de conocer.

Si sigues pensando en Organizar el Evento tu mismo, lee el resto de los posts en la sección Cómo Organizar un Evento, espero que te sean de utilidad.

Inauguro con este una serie de posts dedicados a la tecnología aplicada a los Eventos, y vaya que vicio tengo con cambiar de tema.

Todo parte de un análisis de los datos publicados por la PCMA ( Professional Convention Management Association ) en el que se hablaba de la evolución del uso de Internet en los los Eventos coporativos.

Los datos son los siguientes: en los últimos 2 años el porcentaje de “meetings” celebrados en hoteles que han requerido wifi pasa del 59 al 68% y en el caso de los celebrados en Centros de Congresos pasaron del 47 al 52%.

Evidentemente es un crecimiento, interesante dato por otra parte.

Hace poco hablaba de lo orgulloso que me sentía de compartir la profesionalización del sector de los Eventos, tan poco cómo que lo dije antesdeayer, pero cuando saltan estos temas y cuando celebramos estos datos se me llevan los demonios porque hablamos de un incremento del 9 y del 5% respectivamente.

Señores, la contratación de viajes online, por ejemplo, sector muy relacionado con el de los Eventos tiene un crecimiento sostenido por encima del 25% anual, lo que supone un 56,25% en el mismo periodo.

El sector de los Eventos se ha profesionalizado, es cierto, pero nos queda mucho camino por andar, por favor, no tomemos estadísticas deprimentes como algo de lo que sentirnos orgullosos.

Me invitas a una reunión en un Convention Center y cómo no sea una Cena de Gala no quiero ni imaginar el cabreo que pillo si me tienes todo el día sin wifi, menos mal del iphone, porque sino no voy, aunque conociendo la cobertura  3G en España me lo pienso.

Iphone, Blacberry, SmartPhones en general no son juguetes caros, son herramientas imprescindibles que mejoran nuestra productividad, en mi caso estoy seguro que he amoritzado el coste de cada uno de esos teléfonos la primera semana de uso.

En lo profesional, no en lo personal,  y de eso se tratan las reuniones de negocios:

estar sin Internet es estar en la prehistoria y no me vengan con el cuento de que no hay que ser tan dependientes de la tecnología, porque ese no es el hecho: hay que ser eficientes y la teconolgía mejora nuestra eficiencia, obviarla es estúpido.

¿ acaso vamos a caballo para no depender de la tecnología automovilística o salimos a buscar una cabina de teléfono en lugar de usar el móvil?.

No nos confudamos, si no usamos la teconolgía es porque no conocemos su utilidad y si no nos molestamos en concerla y aplicarla en mejorar nuestra eficiencia, estamos destinados a dejar de ser competitivos.

Estoy de buen humor, casi que diría que de fantástico humor, suma que escribo este post con mi bb al lado dormido y pese al dolor de pies su compañía me hace que recuerde las cosas positivas del día. Y son muchas!

He pasado el día en Eibtm, ha sido un placer visitar un montón de Stands y reencontrar viejos conocidos, nos vemos de año en año o de feria en feria ( Eibtm, Fitur, Imex, … ) lo cual no me da cómo para decir amigos.

La sensación con la que me he quedado es muy positiva, más allá de las crisis veo que el sector de los Eventos sigue avanzando en algo que es fundamental, en la profesionalización.

Visito montones de ferias todos los años, de todos los sectores, hablo con cientos ( y no exagero ) responsables de marketing de diferentes empresas a lo largo del año y si puedo destacar algo del sector de los Eventos con respecto a la media de otros sectores es su alto grado de profesionalización.

Es un sector con mucha competencia, pero también un sector maduro que crece día a día, que sabe que hacer bien las cosas es la única manera de hacerlas, que cada día es más responsable en temas como la sostenibilidad,…

La organización de  Eibtm, cómo nos tiene acostumbrados, ha demostrado su saber hacer. Motivos para quejarme alguno hay, pero repito, estoy de buen humor y no es su responsabilidad  que haya tenido que andar todo el recinto de Gran Vía para que Fira de Barcelona pueda lucir su nueva fantástica entrada o la maravillosa arquitectura del recinto ( obra del genial Toyo-Ito ).

La feria fantástica, y el ambiente mesurado y objetivo con el mercado, algo que se agradece, sin sobresaltos, sin pesimismo u optimismo desaforado, conscientes de la realidad y con ganas de seguir haciendo bien las cosas.

Un ole para el sector de los Eventos, las cosas cada vez se hacen mejor en el mismo. Mañana espero sumar fotos y en breve un reportaje en vídeo que estamos haciendo con el equipo de fairstv.com

Pese a que en la primera lectura esta definición pueda parecer un trabalenguas, en ulteriores cobra un significado interesante por su propia sencillez y claridad:

Semiología del Evento Corporativo:

El evento es una experiencia social, programada y construida a partir de un conjunto de vivencias multimediáticas combinadas las cuales producen significado, es decir, comunican.”

( extracto de “Experiencias y Propuestas en la Construcción del Estilo Pedagógico en Diseño y Comunicación” )

Cómo paso final de la planificación previa anotemos los objetivos que perseguimos con el Evento, esa información será importante en el resto del proceso de producción y crucial en la valoración final del mismo.

En el caso de que subcontratemos la Organización del Evento, los objetivos nos ayudarán a comparar las diferentes propuestas y seguramente descubriremos beneficios colaterales en cada una de las propuestas.

Los objetivos del Evento son muchos y variados, una propuesta para listarlos es organizarlos por categorías de objetivos:

Objetivos económicos

¿ que rentabilidad esperamos obtener ?, bien porque la participación en el Evento está condicionada a un volumen de compra ( viajes de incentivos ), bien porque es la presentación de un nuevo producto ( volumen de ventas esperado en el corto y medio plazo ), bien porque es un evento de motivación de nuestra red comercial ( variación en las ventas ), …, siempre hay un modo de evaluar la rentabilidad del evento.

Objetivos de marca

La fortaleza de nuestra marca es un activo, ¿ que rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a nuestra marca, véase producto o empresa.

Objetivos de fidelización

En el caso de clientes, el coste de venderle a un nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior al coste de venderle a un cliente existente: ¿ cómo mejorará el evento la relación con nuestros clientes?

En el caso de ser un Evento motivacional adicionalmente al incremento de productividad esperado ¿ en que grado conseguiremos identificar a nuestros trabajadores con la empresa?

Los objetivos variarán según cada empresa, lo importante es tenerlos claros antes de seguir adelante ya que de ellos dependerán el resto de decisiones que tomemos.