Pasos para organizar un Evento: el público objetivo

Una vez tengamos claro que un Evento es la mejor manera de alcanzar los objetivos marcados y tengamos definido el público objetivo del mismo, es importante detenerse en analizar, paso a paso, las características del público objetivo o invitados.

Digo una obviedad si afirmo que la tipología de invitados condicionará el formato y el lugar del Evento así como la rentabilidad del mismo, pero a veces nos saltamos los pasos obvios y dejamos q la intuición arruine nuestras inversiones.

¿ en que afectará el tipo de invitados al tipo de evento?

- en la asignación del presupuesto: el presupuesto del Evento debe ser menor que la rentabilidad estimada, y esta se debe poder cuantificar, tal vez pensemos que no siempre en términos económicos, pero sí, en términos económicos. Cuando una gran compañía organiza una gala solidaria contabiliza la inversión publicitaria que le supondría tener el mismo impacto mediático y social, uede que haya generosos y desprendidos benefactores, pero son los menos.

Si el presupuesto del Evento es mayor que la rentabilidad estimada el Evento no es una inversion, es un gasto.

Tampoco caigamos en la monetarización absoluta, más adelante reflexionaremos sobre cómo medir la rentabilidad de un Evento.

- en la elección del lugar: es de sentido común, no comments, no creo que una junta de inversores de banca se encuentren a gusto en un festival de hip-hop.

- en la elección de las fechas: los compromisos de nuestros clientes varían según sus responsabilidades y en el caso de que no sean cliente sino personal de la empresa analicemos que día es mejor para nuestra propia rentabilidad, a veces es un fin de semana, a veces los viernes no son demasiado productivos y es una gentileza por nuestra parte, …

- en el formato y duración del evento: mientras mayores sean las responsabilidades de nuestros invitados más complejo es alejarlos de ellas, por lo tanto afecta a la duración del evento, se acabaron los viajes de 15 días para directivos de mis empresas clientes, por otra parte: menos mal!

Edad media de los invitados, status social, intereses, grado de relación con los mismos, relación entre los propios invitados, …, analicemos a fondo todos esos factores porque son determinantes para planificar nuestro evento con éxito.

Es fundamental conocer a los invitados y generar una atmósfera en la que se sientan cómodos y seguros, son personas, y cuando las personas se sienten incómodas o inseguras no son receptivas ni participativas.

Mañana más, …

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